Umpan Balik Konstruktif

Bagaimana memberikan umpan balik yang baik?

Umpan balik adalah salah satu cara untuk membantu orang lain meningkatkan kualitas karya mereka, tetapi juga bisa menjadi tantangan untuk menyampaikannya dengan cara yang efektif dan sopan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk memberikan umpan balik yang baik:

• Minta izin terlebih dahulu. Sebelum Anda memberikan umpan balik, pastikan bahwa orang yang akan Anda beri umpan balik bersedia menerimanya dan terbuka untuk mendengarkan saran Anda. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Bolehkah saya memberikan umpan balik tentang karya Anda?” atau "Apakah Anda tertarik mendengar pendapat saya tentang karya Anda?"1
• Berfokus pada tujuan. Pikirkan hasil yang ingin didapatkan melalui umpan balik yang Anda berikan. Bicarakan manfaat dari umpan balik tersebut agar penerima tidak memasukkannya ke dalam hati. Tunjukkan bahwa Anda mendukung mereka untuk mencapai tujuan mereka. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Saya memberikan umpan balik ini karena saya ingin Anda berhasil dalam proyek ini” atau "Saya menghargai karya Anda dan saya ingin membantu Anda membuatnya lebih baik."1
• Hindari kata ‘tapi’. Kata ‘tapi’ sering digunakan untuk menghubungkan umpan balik positif dan negatif, tetapi bisa membuat penerima merasa bahwa Anda tidak tulus atau mengabaikan hal-hal baik yang telah mereka lakukan. Sebagai gantinya, gunakan kata ‘dan’ atau ‘juga’ untuk menambahkan umpan balik negatif setelah umpan balik positif. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Karya Anda sangat kreatif dan menarik, dan saya pikir Anda bisa meningkatkan tata bahasanya” atau "Anda telah bekerja keras dan menunjukkan kemampuan yang luar biasa, juga saya sarankan Anda untuk lebih memperhatikan detailnya."1
• Berfokus pada kinerja, bukan kepribadian. Umpan balik yang baik adalah yang berdasarkan pada fakta dan perilaku yang dapat diamati, bukan pada asumsi atau penilaian tentang karakter atau motivasi seseorang. Hindari menggunakan kata-kata yang menyerang, menyalahkan, atau menghakimi pribadi seseorang, seperti ‘malas’, ‘bodoh’, ‘egois’, atau ‘tidak peduli’. Sebaliknya, gunakan kata-kata yang mendeskripsikan kinerja atau hasil yang spesifik, seperti ‘terlambat’, ‘salah’, ‘kurang’, atau ‘tidak sesuai’. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Karya Anda terlambat dikumpulkan, yang menyebabkan tim Anda ketinggalan deadline” atau "Karya Anda mengandung beberapa kesalahan fakta, yang mengurangi kredibilitasnya."2
• Berikan contoh konkret. Umpan balik yang baik adalah yang jelas dan mudah dipahami, bukan yang samar atau umum. Berikan contoh konkret dari karya yang Anda beri umpan balik untuk menjelaskan apa yang Anda maksud dan bagaimana penerima dapat memperbaikinya. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Misalnya, di halaman 3, Anda menulis bahwa Napoleon lahir di Prancis, padahal sebenarnya dia lahir di Korsika. Anda harus memeriksa kembali sumber Anda dan memperbaiki informasi yang salah ini.” atau "Sebagai contoh, di paragraf kedua, Anda menggunakan kalimat yang terlalu panjang dan rumit, yang membuat pembaca sulit mengikuti alur Anda. Anda bisa memecah kalimat tersebut menjadi beberapa kalimat yang lebih pendek dan sederhana."3
• Berikan saran yang konstruktif. Umpan balik yang baik adalah yang memberikan solusi atau alternatif, bukan hanya mengkritik atau mengeluh. Berikan saran yang konstruktif dan bermanfaat untuk membantu penerima meningkatkan karya mereka. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Untuk membuat karya Anda lebih menarik, Anda bisa menambahkan beberapa gambar, grafik, atau tabel yang relevan dengan topik Anda.” atau "Untuk meningkatkan kualitas karya Anda, Anda bisa meminta bantuan teman, mentor, atau editor profesional untuk merevisi dan memberikan masukan."

Bagaimana jika penerima tidak setuju dengan umpan balik Anda?

Terkadang, penerima mungkin tidak setuju dengan umpan balik yang Anda berikan, atau merasa tersinggung atau marah. Ini adalah situasi yang sulit, tetapi Anda bisa mengatasinya dengan beberapa cara berikut:

• Dengarkan dengan empati. Jangan memotong atau membantah penerima ketika mereka menyampaikan pendapat atau perasaan mereka. Dengarkan dengan empati dan tunjukkan bahwa Anda menghargai sudut pandang mereka. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Saya mengerti bahwa Anda merasa …”, “Saya mendengar bahwa Anda berpikir …”, atau “Saya menghormati bahwa Anda memiliki …”.
• Jelaskan niat Anda. Jangan membiarkan penerima berpikir bahwa Anda memberikan umpan balik untuk menyerang, mengkritik, atau merendahkan mereka. Jelaskan niat Anda dengan jujur dan positif, dan ingatkan mereka tentang tujuan umpan balik tersebut. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Saya memberikan umpan balik ini karena saya peduli dengan Anda dan ingin Anda berkembang”, “Saya memberikan umpan balik ini karena saya percaya pada potensi Anda dan ingin Anda mencapai tujuan Anda”, atau “Saya memberikan umpan balik ini karena saya menganggap Anda sebagai mitra kerja yang berharga dan ingin kita bekerja sama dengan baik.”
• Ajukan pertanyaan terbuka. Jangan menganggap bahwa Anda tahu apa yang penerima pikirkan atau rasakan. Ajukan pertanyaan terbuka untuk memahami alasan atau perspektif mereka, dan untuk membuka dialog yang konstruktif. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Apa yang membuat Anda merasa …?”, “Bagaimana Anda melihat …?”, atau “Apa yang Anda harapkan dari …?”.
• Berikan bukti. Jangan mengandalkan opini atau perasaan Anda sendiri untuk memberikan umpan balik. Berikan bukti yang objektif dan dapat diverifikasi untuk mendukung umpan balik Anda, dan tunjukkan bagaimana umpan balik tersebut dapat membantu penerima mencapai standar atau kriteria yang diharapkan. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Menurut data yang saya lihat, karya Anda memiliki …”, “Berdasarkan umpan balik yang saya terima dari klien, karya Anda memerlukan …”, atau “Sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan, karya Anda harus mencakup …”.
• Cari titik temu. Jangan bersikap keras kepala atau memaksakan pendapat Anda sendiri. Cari titik temu atau kesepakatan dengan penerima, dan tawarkan kompromi atau solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, “Saya setuju dengan Anda bahwa …”, “Saya mengakui bahwa Anda memiliki …”, atau “Saya bersedia untuk …”.

Dengan cara-cara ini, Anda bisa mengatasi ketidaksetujuan dengan penerima umpan balik dengan cara yang profesional dan sopan.

Apakah ada cara untuk memastikan bahwa penerima mengerti umpan balik Anda?

Ada beberapa cara untuk memastikan bahwa penerima mengerti umpan balik yang Anda berikan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Mintalah penerima untuk menyimpulkan atau mengulangi umpan balik Anda dengan kata-kata mereka sendiri. Ini akan membantu Anda mengetahui apakah mereka memahami pesan dan maksud Anda dengan benar, atau apakah ada kesalahpahaman atau kebingungan yang perlu Anda klarifikasi1.
• Ajukan pertanyaan terbuka kepada penerima untuk mengetahui bagaimana mereka merespons umpan balik Anda. Anda bisa menanyakan apa yang mereka pikirkan, rasakan, atau rencanakan setelah mendengar umpan balik Anda. Ini akan membantu Anda menilai apakah mereka menerima umpan balik Anda dengan baik, atau apakah mereka memiliki keberatan, kekhawatiran, atau pertanyaan yang perlu Anda jawab2.
• Berikan contoh atau saran yang spesifik dan terukur untuk penerima tentang bagaimana mereka bisa memperbaiki karya mereka berdasarkan umpan balik Anda. Anda bisa menunjukkan kepada mereka apa yang harus mereka lakukan, mengapa mereka harus melakukannya, dan bagaimana mereka bisa melakukannya. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa mereka mengerti apa yang Anda harapkan dari mereka, dan bagaimana mereka bisa mencapainya3.

Semoga cara-cara ini bisa membantu Anda memberikan umpan balik yang efektif dan memastikan bahwa penerima mengerti umpan balik Anda. 

Bagaimana cara menyikapi umpan balik yang negatif?

Umpan balik yang negatif mungkin terasa menyakitkan atau mengecewakan, tetapi Anda bisa menyikapinya dengan cara yang positif dan profesional. Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk merespon umpan balik yang negatif:

• Dengarkan dengan seksama dan tenang. Jangan langsung bereaksi dengan emosi, membantah, atau menyerang. Cobalah untuk memahami maksud dan tujuan dari umpan balik tersebut, dan minta penjelasan jika ada hal yang tidak jelas1.
• Ucapkan terima kasih atas umpan balik tersebut. Tunjukkan bahwa Anda menghargai usaha dan waktu yang diberikan oleh pemberi umpan balik, dan bahwa Anda bersedia untuk belajar dan berkembang dari umpan balik tersebut2.
• Mintalah waktu untuk memikirkan umpan balik tersebut. Jika Anda merasa terlalu terkejut atau marah, Anda bisa meminta waktu untuk menenangkan diri dan merenungkan umpan balik tersebut. Anda bisa mengatakan sesuatu seperti, "Terima kasih atas umpan balik Anda. Saya perlu waktu untuk memikirkannya dan saya akan kembali kepada Anda nanti."3
• Evaluasi umpan balik tersebut secara objektif. Setelah Anda mendapatkan waktu untuk memikirkan umpan balik tersebut, Anda bisa mengevaluasi apakah umpan balik tersebut valid, relevan, dan bermanfaat untuk Anda. Anda bisa mempertimbangkan sumber, konteks, dan bukti dari umpan balik tersebut, dan membandingkannya dengan kinerja atau hasil Anda4.
• Buat rencana tindak lanjut. Jika Anda setuju dengan umpan balik tersebut, Anda bisa membuat rencana tindak lanjut untuk memperbaiki kekurangan atau kesalahan Anda. Anda bisa menetapkan tujuan, langkah-langkah, dan indikator keberhasilan yang spesifik dan terukur. Anda juga bisa meminta bantuan, saran, atau dukungan dari orang lain yang relevan, seperti atasan, rekan kerja, mentor, atau pelatih5.
• Berikan umpan balik balik. Jika Anda tidak setuju dengan umpan balik tersebut, Anda bisa memberikan umpan balik balik yang sopan dan konstruktif. Anda bisa menyampaikan pendapat atau perasaan Anda dengan menggunakan kalimat “Saya”, dan memberikan bukti atau contoh yang mendukung pandangan Anda. Anda juga bisa mencari titik temu atau kesepakatan dengan pemberi umpan balik, dan menawarkan kompromi atau solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.

Dengan cara-cara ini, Anda bisa menyikapi umpan balik yang negatif dengan cara yang positif dan profesional.